KI für Steuerberatung | Flowagenten – Automatisierung für Steuerberater & Wirtschaftsprüfer

Die Realität einer Kanzlei

Der tägliche Kampf mit dem Chaos.

Belege in zehn verschiedenen Formaten. Mandanten, die anrufen. Fristen, die in drei Tagen ablaufen. Das ist normal. Aber nicht notwendig.

Täglich

Belege-Chaos: Die digitale Hölle

Mandanten schicken Fotos übers Handy, PDFs per Mail, Bilder von Bankkontoauszügen per WhatsApp. Alles vermischt. Alles unvollständig. Alles manuell zu sortieren.

⏳

Ständig

Fristenmanagement: Nervenaufreibend

Eine verpasste Steuerfrist? Das ist nicht nur unprofessionell. Das ist haftungsrechtlich ein Desaster. Und passiert trotz aller Bemühungen immer wieder zu oft.

40–60%

Mandanten-Anrufe: Wo steht mein Bescheid?

„Steht meine Erklärung noch an?" „Wann ist denn meine Rückerstattung da?" Ständig das gleiche. Ihre MFA sitzt am Telefon. Aber das ist nicht ihre Aufgabe.

Fehlend

Kein Mandanten-Portal: Self-Service = 0

Mandanten müssen immer anrufen, weil sie keinen anderen Weg haben. Dabei würden 70% einfach gerne selbst schauen, wo ihre Unterlagen stehen.

3–4 h täglich

Datenerfassung: Die sinnlose Wiederholung

Belege scannen, Daten eintippen, Kategorien zuordnen, in DATEV eintragen. Wieder und wieder. Die gleiche Routine, täglich. Keine Wertschöpfung. Reine Plage.

72%

Fachkräftemangel: Unfähig zu wachsen

Kanzleien können nicht wachsen, weil sie keine Leute finden. Und die Leute, die Sie finden, sind in Sekunden wieder weg. Weil die Arbeit unattraktiv ist. Das ist ein Business-Killer.

Was sich ändert

Nicht weniger Arbeit. Smarte Arbeit.

Wir automatisieren die Aufgaben, bei denen Ihre MFA wie ein Roboter arbeitet. Damit Ihre Berater Zeit haben, zu beraten.

Automatische Belegerfassung

Der Mandant fotografiert oder scannt einen Beleg. Die KI erkennt ihn, kategorisiert ihn, liest die Daten aus und bereitet ihn für DATEV auf. Fertig.

Scan, OCR, Kategorisierung in Sekunden

Automatische DATEV-Zuordnung

Kontoabstimmung ganz nebenbei

Das bedeutet

70–85% schneller

Intelligenter Fristen-Assistent

Alle Steuertermine werden überwacht. Wenn eine Frist naht, wird das Team automatisch alarmiert. Keine verpassten Deadlines. Kein ständiges Nachdenken. Keine Haftung.

Alle Steuerlfristen + Behördenfristen automatisch

Eskalations-Ketten wenn nötig

Erinnerung für Mandanten eingebaut

Das Ergebnis

0 verpasste Fristen

KI-Telefonassistent für Kanzleien

Mandant ruft an: „Wo steht mein Bescheid?" Die KI antwortet sofort aus Ihrem System. „Wurde eingereicht, folgt nächste Woche." Keine MFA nötig. Keine Verwirrung.

Statusfragen automatisch beantwortet

Komplexe Anfragen an den Berater weitergeleitet

Rund um die Uhr erreichbar

Das bedeutet

–75% Anrufvolumen

Mandanten-Statusportal

Der Mandant kann jederzeit selbst schauen: Wo stehen meine Belege? Welche Unterlagen fehlen noch? Wann kann ich meine Steuererklärung abholen? Kein Telefonat nötig.

Volle Transparenz für Mandanten

Belege automatisch hochladen

Fehlendes automatisch anfordern

Das bedeutet

–50% Statusanfragen

Dokumenten-Autopilot für Kanzleien

Ihr Berater hat eine neue Steuerforderung. Die KI schreibt automatisch einen Entwurf für den Einspruch, mit allen Bezügen zu ähnlichen Fällen aus Ihrer Praxis. Im Entwurf.

Briefe & Einsprüche automatisch vorentwürft

Protokolle und Zusammenfassungen generiert

Zeitersparnis für Qualitätskontrolle

Das bedeutet

–45% Schreibarbeit

Smart Onboarding für Neukunden

Ein Mandant kommt rein. Die KI führt ihn durch einen Onboarding-Prozess: Belege hochladen, Daten erfassen, Fragen beantworten. Automatisch dokumentiert. Ihr Team kann sofort arbeiten.

Automatische Checkliste für Mandanten

Belege werden bereits vorkategorisiert

Keine Nachfragen mehr nötig

Das bedeutet

1–2 Tage gespart pro Neukundenprozess

Der Prozess

So funktioniert es: Von der Belegfotografie zur Auswertung.

Ein Beleg. Ein Foto. Alles Weitere ist automatisch.

Mandant fotografiert

Der Mandant hält sein Smartphone hin. Beleg fotografiert. Upload erfolgt.

→

KI erkennt & kategorisiert

Rechnung? Fahrtkosten? Büromaterial? Die KI weiß es sofort.

→

Automatisch zugeordnet

Der Beleg landet im richtigen Konto. Automatisch. Keine manuelle Sortierung.

→

Sachbearbeiter prüft

Kurze Qualitätskontrolle. Ein Klick. Fertig.

→

In DATEV + Auswertung

Der Beleg sitzt im richtigen Konto, im richtigen Monat, mit allen Daten.

Die Transformation.

So sieht der Unterschied aus.

Heute (ohne KI)

Zeit für Belegerfassung pro Tag

3–4 Stunden

Fristen, die übersehen werden

3–5 pro Jahr

Statusanfragen von Mandanten

60% aller Anrufe

Fehlerquote bei Kategorisierung

5–8%

Mandantenzufriedenheit

„Schwer erreichbar"

Onboarding neuer Mandanten

3–5 Stunden Setup

✓ Morgen (mit Flowagenten)

Zeit für Belegprüfung pro Tag

20–30 Minuten

Verpasste Fristen seit Start

Automatisch beantwortet

75%+

Fehlerquote mit KI-Kontrolle

<1%

Feedback der Mandanten

„Jederzeit erreichbar"

Onboarding mit Portal

30 Min. Vorbereitung

Aus der Praxis, für die Praxis

Kanzlei Schneider & Partner hatte das gleiche Problem wie Sie.

Kanzlei Schneider & Partner, Frankfurt a.M.

3 Partner, 12 Mitarbeiter, 800 Mandanten. Vollständig am Limit.

Die Kanzlei lief gut. Aber der Operationen war Chaos: Belege kamen in zehn verschiedenen Formaten an. Zwei Mitarbeiter waren quasi nur für die Telefone zuständig („Wo steht mein Bescheid?"). Und jeden Monat gab es mindestens einen verpassten Termin, der zu einer Krise führte. Die Partner wollten wachsen, aber konnten nicht – es fehlte einfach die Zeit. Und die Motivation der neuen MFAs war kurz.

80%

Weniger Belegaufwand

Verpasste Fristen seit 14 Monaten

55%

Höhere Mandantenzufriedenheit

2,5 Monate

ROI-Amortisierung

„Wir haben Flowagenten für die Belegerfassung und das Fristenmanagement eingeführt. Das hat alles verändert. Die MFAs sitzen nicht mehr stundenlang beim Scannen und Eintippen. Die Fristen werden automatisch überwacht. Und die Mandanten können jederzeit selbst sehen, wo ihre Unterlagen stehen. Nach drei Monaten merkten wir: Unsere Auslastung ist gestiegen, weil wir einfach mehr Zeit zum Beraten haben. Und unsere besten MFAs sind geblieben, weil die Arbeit wieder attraktiv wurde. Das war das beste Investment der letzten fünf Jahre."

– Michael Schneider, Managing Partner

Die richtigen Produkte für Ihre Kanzlei

Wo Sie anfangen sollten.

Nicht alle Lösungen sind für alle Kanzleien richtig. Hier sind die Top 3 für Steuerkanzleien:

Dokumenten-Autopilot

Der Kern für Steuerkanzleien. Belege automatisch erfassen, kategorisieren und in DATEV eintragen. 80% Zeiteinsparung.

OCR mit 99,2% Genauigkeit

Automatische DATEV-Zuordnung

Kontoabstimmung integriert

Mandanten-Upload möglich

DSGVO + Steuersicherheit

ab 390€

Pro Monat, bis 500 Belege

Fristen-Assistent

Alle Steuer- und Behördenfristen automatisch überwacht. Nullrisiko für verpasste Deadlines. Eskalation bei Annäherung.

Alle Bundesfristen eingebaut

Automatische Eskalationen

Mandanten-Erinnerungen

Alle Bundesländer unterstützt

Integrationsmöglichkeiten

ab 290€

Pro Monat, bis 200 Mandanten

Telefon-Assistent

KI-gestützter Telefonassistent für Kanzleien. Beantwortet Statusfragen automatisch. Leitet Komplexes weiter.

75% weniger Anrufe für MFAs

24/7 Verfügbarkeit

Mandantendaten automatisch abgerufen

Natürliche Gesprächsführung

DATEV + GoBD-konform

ab 490€

Pro Monat, bis 50 Anrufe/Tag

Die Fragen, die jeder stellt

Klare Antworten.

Ja, vollständig. Wir arbeiten nativ mit DATEV (alle Varianten), Lexware, Sevdesk und anderen gängigen Lösungen. Die Belege landen direkt im richtigen Konto, im richtigen Monat. Keine manuellen Import-Schritte. Auch für Spezial-Softwarelösungen haben wir fast immer eine Integration gefunden. Das erste Gespräch mit Ihnen klärt die Schnittstelle. Am Ende: Ihre Kanzlei und unsere KI sprechen die gleiche Sprache.

Vollständig. Berufsgeheimnis ist nicht verhandelbar. Alle Mandantendaten bleiben in deutschen Rechenzentren, ISO 27001 + GoBD zertifiziert. Datenverarbeitungsverträge vorbereitetet. Zero-Knowledge-Verschlüsselung für sensitive Felder. Jeder Zugriff ist auditiert und loggbar. Ihre Berufshaftpflicht akzeptiert das. Das ist nicht eine Compliance-Checkliste – das ist professionelle Verantwortung.

Ihre Kontrolle ist hundertprozentig. Sie entscheiden, welche Daten die KI sehen darf und welche nicht. Belege? Ja. Bankverbindungen? Nur wenn Sie möchten. Die KI arbeitet nach Ihren Regeln. Alle Verarbeitungen sind transparent und protokollierbar. Die AO (Abgabenordnung) und das StPO (Strafprozessordnung) sind eingehalten. Keine Kompromisse.

3–4 Wochen durchschnittlich. Woche 1: Integrations-Setup mit DATEV/Ihrer Software. Woche 2: Die KI lernt Ihre Kategorisierung und Prozesse. Woche 3: Beta-Test mit echten Belegen (Sie schauen zu). Woche 4: Go-Live mit Monitoring. Sie entscheiden in jedem Schritt. Kein großes Risiko – nur schrittweise Integration. Für größere Kanzleien mit Spezial-Prozessen kann es 1–2 Wochen länger dauern.

Ja. Das ist sogar das Beste. Der Mandant kann seine Belege direkt hochladen (Smartphone-Foto reicht). Die KI erkennt sie, kategorisiert sie, und Sie sehen fertig vorbereitete Belege in DATEV. Der Mandant spart Zeit (keine Abgabe von Originalbelegen nötig), und Sie sparen Zeit (keine Nachbearbeitungen). Win-Win. Die Mandanten lieben das, weil es endlich modern ist.

Dokumenten-Autopilot: ab 390€/Monat (bis 500 Belege). Fristen-Assistent: ab 290€/Monat (bis 200 Mandanten). Telefon-Assistent: ab 490€/Monat. Keine versteckten Gebühren. Eine kostenlose Kanzlei-Analyse zeigt Ihnen: Wie viele Belege pro Monat? Wie viele Fristen zu überwachen? Wie viele Anrufe täglich? Daraus berechnen wir ROI, Amortisierung und Einsparungen konkret für Ihre Kanzlei. Bei den meisten rechnet sich das in 8–14 Wochen durch eingesparte MFA-Zeit. Das ist kein Glaube – das ist Mathe.

Ihre Mandanten liefern zu spät.
Ihre Fristen laufen.
Und das Telefon steht nicht still.

Der tägliche Kampf mit dem Chaos.

Nicht weniger Arbeit. Smarte Arbeit.

So funktioniert es: Von der Belegfotografie zur Auswertung.

So sieht der Unterschied aus.

Kanzlei Schneider & Partner hatte das gleiche Problem wie Sie.

Die Zahlen hinter dem Markt.

Wo Sie anfangen sollten.

Klare Antworten.

Die nächsten 30 Minuten werden entscheidend.

Flowagenten

Ihre Mandanten liefern zu spät.Ihre Fristen laufen.Und das Telefon steht nicht still.

Der tägliche Kampf mit dem Chaos.

Nicht weniger Arbeit. Smarte Arbeit.

So funktioniert es: Von der Belegfotografie zur Auswertung.

So sieht der Unterschied aus.

Kanzlei Schneider & Partner hatte das gleiche Problem wie Sie.

Die Zahlen hinter dem Markt.

Wo Sie anfangen sollten.

Klare Antworten.

Die nächsten 30 Minuten werden entscheidend.

Flowagenten

Ihre Mandanten liefern zu spät.
Ihre Fristen laufen.
Und das Telefon steht nicht still.